Beleid voor gegevensbescherming en beveiliging
Smartest AI Sales | AI Netherlands
Versie 3.24 | 25 oktober 2026
Dit beleid beschrijft de beveiligingsbasislijn voor onze website, beheerde WhatsApp- en AI-afspraken-service en klantportaal. Samen met de verwerkersovereenkomst (DPA) en het ingevulde projectregister vormt het de overeengekomen basislijn voor persoonsgegevens van projecten; commerciële afspraken en wettelijk geldige aansprakelijkheidslimieten volgen de geaccepteerde bestelling en voorwaarden.
1 Verantwoordelijkheid en beheer
Smartest AI Sales is een handelsnaam van Oktay Akgül, handelend als AI Netherlands, Kamer van Koophandel 96434392, S.L. Louwesstraat 96, 7545 EX Enschede, Nederland. Contact voor beveiliging/privacy: he ***@***************es.com; +31 6 40865882.
Wij beheren het overeengekomen platform en de platformdiensten die wij bestellen. De klant beheert zijn personeel, apparaten, WhatsApp-account en direct gebruikte CRM-systemen, toegang en licenties, tenzij ons een specifieke beheertaak is toegewezen; onze eigen wettelijke beveiligingsplichten blijven van kracht.
2 Hosting en datalocaties
De platformaanbieder stelt dat de primaire hosting plaatsvindt op dedicated servers in Duitsland en de opslag van bestanden/back-ups in de EU. Noodzakelijke AI-verwerking, berichtgeving of externe ondersteuning kan elders plaatsvinden; het Project- en Aanbiedersregister identificeert de feitelijke partijen, landen en wettelijke waarborgen voor gegevensoverdracht.
Een EU-server of -vestiging betekent niet dat alle verwerking binnen de EER blijft. Internationale doorgiften vereisen de toepasselijke grondslag en waarborgen, zoals geldige standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit dat de ontvanger dekt.
3 Technische en organisatorische basislijn
| Gebied | Basislijn |
|---|---|
| Verbindingen | TLS 1.2 of hoger op ondersteunde browser-, platform- en API-verbindingen; bescherming van externe kanalen hangt ook af van de relevante service. |
| Wachtwoorden en geheimen | Wachtwoorden worden gehasht; opgeslagen integratietokens, login-geheimen en back-ups zijn versleuteld. Dit is geen algemene verklaring dat elk databaseveld of elke chat end-to-end versleuteld is. |
| Toegang en scheiding | Taakgebaseerde rollen, beperkt beheer, gescheiden klantomgevingen en vertrouwelijkheid voor geautoriseerde personen/aanbieders. Toegang wordt gewijzigd of ingetrokken wanneer deze niet langer nodig is. |
| Integraties | Alleen geautoriseerde accounts/bestemmingen en noodzakelijke velden; passende authenticatie, beperkte rechten en overeengekomen integratietests. Tokens worden buiten gewone chats en openbare logs gehouden. |
| Onderhoud en monitoring | Risicogebaseerd onderhoud/updates, kwetsbaarheidsanalyse en relevante signalen voor fouten/toegang/misbruik. Er wordt niet beloofd dat elk incident onmiddellijk wordt gedetecteerd. |
| Continuïteit | Geautomatiseerde versleutelde platformback-ups en passende herstelprocedures; de toepasselijke cyclus wordt vastgelegd in het Projectregister. Een vaste hersteltijd of maximaal gegevensverlies is alleen van toepassing indien afzonderlijk overeengekomen. |
Ondersteunde authenticatie- en rolcontroles worden gebruikt in overeenstemming met het risico. Formele certificering, een frequentie voor penetratietesten of een speciale beschikbaarheidsgarantie worden alleen toegezegd als deze aantoonbaar aanwezig zijn en schriftelijk zijn overeengekomen.
4 AI- en campagnegesprekken
Alleen gesprekken met leads uit uw aangeleverde lijst die via de uitzending zijn gecontacteerd, verschijnen op het platform; uw verkoopteam kan deze overnemen. Andere WhatsApp-chats en bestaande chatgeschiedenis worden niet geïmporteerd. Deze beperking maakt deel uit van de geconfigureerde toewijzing en wordt gecontroleerd vóór de livegang.
Een medewerker kan een chat overnemen, waarbij de AI voor dat gesprek wordt gepauzeerd; de AI wordt handmatig hervat. Afspraakautomatisering volgt de door de klant geregistreerde keuze voor Google Meet, telefonische terugbelactie of beide. De AI ontvangt alleen informatie/acties die nodig zijn voor de goedgekeurde opdracht; website-inhoud, een bericht of een AI-output breiden de toegangsrechten niet zelfstandig uit. Verbindingstokens blijven gescheiden van AI-kennis en gewone chats.
Identificeerbare of louter gepseudonimiseerde klantgegevens worden niet gebruikt voor algemene modeltraining, en AI-aanbieders mogen deze niet gebruiken voor hun eigen training. Alleen volledig anonieme, niet-vertrouwelijke voorbeelden mogen worden gebruikt voor verbetering onder AVG 8 en Privacybeleid 6.
5 Retentieback-ups en einde van de dienst
Projectgegevens worden alleen bewaard voor zover nodig onder de instructie en het Privacybeleid; gesprekken standaard niet later dan twaalf maanden na de laatste relevante interactie, eerder als het doel eindigt of geldige verwijderingsinstructies van toepassing zijn. Onze eigen website-/accountlogboeken worden normaal gesproken tot 90 dagen bewaard, technische platform-/beveiligingslogboeken waar nodig tot twaalf maanden; bewijsmateriaal van incidenten wordt afzonderlijk beoordeeld.
De klant kan tijdens de dienst en tot 30 kalenderdagen na beëindiging verzoeken om overdracht van gegevens. Na deze ophaalperiode worden actieve kopieën van de verwerker binnen 30 dagen verwijderd en resterende back-ups binnen 90 dagen; een kortere geldige instructie of noodzakelijke wettelijke bewaartermijn kan voorrang hebben.
Back-ups zijn geen gewone werkdatabases of materiaal voor nieuwe campagnes. Verwijderings- en onderdrukkingsinstructies worden na herstel opnieuw toegepast. Integratie of synchronisatie is geen afzonderlijke back-up van het eigen CRM van de klant.
6 Incidenten en meldingen
Wij onderzoeken gemelde/gedetecteerde incidenten, beperken de gevolgen en bewaren proportioneel onderzoeksmateriaal. Inbreuken in verband met persoonsgegevens van projecten worden zonder onredelijke vertraging na kennisname aan de klant gemeld, in eerste instantie binnen 24 uur waar redelijkerwijs mogelijk; beschikbare informatie wordt gaandeweg aangevuld.
De klant doet meldingen waarvoor deze verantwoordelijk is; wij bieden de vereiste assistentie en voldoen aan onze eigen plichten. Een incidentmelding is op zichzelf geen erkenning van aansprakelijkheid en is niet afhankelijk van factuurbetaling.
7 Samenwerkingsbeoordeling en privacycontroles
Noodzakelijke aanbieders beschikken over passende gegevensbeschermingsafspraken en hun feitelijke keten is vastgelegd onder de AVG. De klant beveiligt zijn eigen toegang, verwijdert vertrekkende teamleden en meldt misbruik, verloren apparaten of vermoedelijke ongeoorloofde toegang onverwijld.
Beveiligingsvragen en -beoordelingen volgen de contact- en DPA-auditprocedure, waarbij andere klanten en beveiligingsgeheimen worden beschermd. Gelijkwaardige of betere maatregelen kunnen zonder goedkeuring worden ingevoerd voor elke routinewijziging; materiële verminderingen, wijzigingen in het doel of gewijzigde ontvangers volgen de DPA en de wet.
Op de openbare website zijn de 14 voorheen niet-geclassificeerde opslagitems die in Cookiebeleid 4 zijn geïdentificeerd optioneel en vereisen voorafgaande toestemming voor hun categorie. Ze mogen niet worden opgeslagen of gelezen vóór die keuze, na weigering of voor verdere optionele verzameling/gebruik na intrekking; als selectieve controle niet beschikbaar is, wordt het verantwoordelijke script achtergehouden en wordt een passend alternatief geboden voor een getroffen gevraagde functie.
Dit beleid biedt geen absolute beveiligingsgarantie en wijzigt geen prijzen, factuurdata of wettelijk geldige aansprakelijkheidslimieten. Verplichte beveiligings-, privacy- en assistentieplichten blijven van kracht.