Privacybeleid
Smartest AI Sales | AI Netherlands
Versie 3.24 | 25 oktober 2026
Dit beleid legt de verwerking van persoonsgegevens uit voor onze websites, vragen, aangevraagde demonstraties, zakelijke accounts en AI-communicatie- en afspraken-service. Klantleads worden gebruikt voor de overeengekomen dienst, niet voor onze eigen marketing. Alleen volledig anonieme, niet-vertrouwelijke voorbeelden mogen worden gebruikt voor AI-training onder sectie 6.
1 Wie we zijn
Wij zijn Oktay Akgül, handelend onder de eenmanszaak AI Netherlands, ook onder de handelsnaam Smartest AI Sales, Kamer van Koophandel 96434392, S.L. Louwesstraat 96, 7545 EX Enschede, Nederland. Privacy- en servicecontact: he ***@***************es.com; +31 6 40865882. Dit beleid is van toepassing waar onze diensten ernaar verwijzen, inclusief smartest-ai-sales.com, app.smartest-ai-sales.com en app.ai-sales.nl. Een contactpersoon wordt alleen een functionaris voor gegevensbescherming genoemd als er daadwerkelijk een is aangesteld en aangekondigd.
2 Rollen
Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor onze eigen zakelijke relaties, aangevraagde demo's, accountbeheer, facturatie, beveiliging en wettelijk toegestane eigen marketing omdat wij die doeleinden en middelen bepalen.
Voor een klantencampagne is de opdrachtgevende onderneming de verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker onder de DPA en de gedocumenteerde opdracht: communiceren namens de opdrachtgever, kwalificeren van interesse, boeken van de afspraaktypes die zijn geselecteerd in de Projectopdracht (Google Meet, telefonische terugbelafspraak of beide) en het vastleggen van resultaten. De klant behoudt zijn rechten op zijn lijst. Als de klant zelf een verwerker is, moet de onderliggende verwerkingsverantwoordelijke de opdracht autoriseren. De feitelijke activiteiten bepalen de juridische rollen.
Het bedrijf dat in een campagnebericht wordt geïdentificeerd, is normaal gesproken het aanspreekpunt voor het doel, de leadbron en de bevoegdheid om ontvangers te benaderen. Neem contact met ons op als u het niet kunt identificeren of hulp nodig heeft; wij sturen relevante verzoeken door en bieden passende hulp. Onze rol als verwerker ontslaat ons niet van onze eigen wettelijke plichten. Zakelijke voorwaarden en vrijwaringen maken ontvangers van berichten geen partij bij het klantcontract.
3 Verwerkte informatie
Account- en relatiegegevens omvatten naam, zakelijke contactgegevens, functie, bedrijf, account-/gebruikersinformatie, taal en beveiligde authenticatiegegevens, servicekeuzes, ondersteuningscorrespondentie, bestellingen, versies en acceptatieregistraties. Wij ontvangen deze van de vertegenwoordiger, hun organisatie of een geautoriseerde contactpersoon. Contractadministratie kan een betalingsreferentie, datum, elektronische acceptatie en goedgekeurde configuratie bevatten; dit zijn geen bewijzen van toestemming van een lead.
Campagnegegevens kunnen naam, telefoon- of berichtidentificatie, e-mail, relevante klant- of aanvraagcontext, berichten en noodzakelijke bijlagen (tekst, afbeeldingen, spraak en video), noodzakelijke transcripties en samenvattingen, kennisbank- en configuratiegegevens, kwalificatieantwoorden, afspraken, status, tags, taken en verkoopfasen bevatten. Deze zijn afkomstig van de klant, de ontvanger en door de campagne geautoriseerde systemen, beperkt tot wat nodig is. Alleen gesprekken met leads uit uw aangeleverde lijst die via de uitzending zijn gecontacteerd, verschijnen op het platform; uw verkoopteam kan deze overnemen. Andere WhatsApp-chats en bestaande chatgeschiedenis worden niet geïmporteerd.
Bewijsrecords bevatten noodzakelijke bronverwijzingen, toestemmingstekst, datum en bevestigende actie, afzender en kanaal, intrekkingen, opt-outs en ondernomen acties. De klant behoudt het onderliggende bewijs; een apart CRM-bewijs-referentieveld of routinematige upload voor elke lead is niet vereist. Voor klachten vragen wij alleen het proportionele bewijs dat nodig is om het probleem te beoordelen.
Technische gegevens omvatten IP-adres, browser-/apparaatinformatie, pagina-/functiegebruik, tijdstippen, fouten, toegangs-/beveiligingsgebeurtenissen en noodzakelijke integratielogboeken. Het dashboard registreert service-instellingen zoals geselecteerde afspraaktypes, verzendvensters, AI-responstijden en menselijke overname. Facturatiegegevens registreren bestelde aantallen, serviceperiodes, resultaatcategorieën, boekings-/registratietijden en referenties om dubbele kosten te voorkomen; dit alleen rechtvaardigt niet het bewaren van volledige gesprekken.
Betalingsproviders verwerken betaalinstrumenten volgens hun toepasselijke regelingen. Wij vragen niet om volledige kaartgegevens of betalingscodes in AI-chats. Inloggegevens en integratiegeheimen horen niet thuis in gewone berichten of openbare logboeken. Goedgekeurde verbindingstokens zijn toegangsbeperkt en versleuteld; wachtwoorden worden gehasht in plaats van opgeslagen als leesbare tekst.
Een aangevraagde demo kan gebruikmaken van bedrijfsgegevens die u verstrekt en relevante toegestane openbare website-informatie. Openbare beschikbaarheid staat niet elk gebruik van persoonsgegevens toe. Wanneer wij indirect gegevens verzamelen voor ons eigen doel, verstrekken wij de vereiste informatie binnen de toepasselijke termijn, normaal gesproken bij de eerste communicatie, de eerste openbaarmaking of binnen een maand, afhankelijk van wat het eerst van toepassing is, behoudens een wettelijke uitzondering.
4 Doeleinden en wettelijke grondslagen
Voor onze verwerkingsverantwoordelijke gebruiken we de wettelijke grondslag die passend is voor elk doel. Noodzakelijkheid voor de uitvoering van een overeenkomst is van toepassing wanneer het individu een partij is of verzoekt om noodzakelijke precontractuele stappen. Voor een werknemer die een bedrijf vertegenwoordigt, kan ons gerechtvaardigd belang bij een normale zakelijke relatie van toepassing zijn na een belangenafweging.
| Activiteit | Doel en grondslag voor onze eigen verwerking |
|---|---|
| Aanvraag en aangevraagde demo | Reageren en de gevraagde demonstratie verzorgen; noodzakelijke precontractuele stappen of gerechtvaardigd zakelijk belang. |
| Account en ondersteuning | Leveren/beheren van de dienst; contract waar van toepassing, anders gerechtvaardigd belang bij bedrijfsadministratie. |
| Facturatie en boekhouding | Facturering en het bewaren van verplichte gegevens; contract, wettelijke verplichting en passend administratief belang. |
| Beveiliging en misbruikpreventie | Bescherming van gebruikers en de dienst; gerechtvaardigde belangen en toepasselijke wettelijke plichten, met afzonderlijke toestemming voor apparaatopslag waar vereist. |
| Eigen marketing | Alleen onze eigen rechtmatig verkregen zakelijke contacten; toestemming waar vereist of een andere getoetste wettelijke grondslag waar privacy- en kanaalregels dit toestaan. |
| Wettelijke verplichtingen en claims | Beperkte informatie voor verplichte openbaarmaking of wettelijke rechten; wettelijke verplichting en passende gerechtvaardigde belangen, met aanvullende voorwaarden voor gevoelige gegevens. |
Voor gerechtvaardigde belangen beoordelen we de noodzaak, redelijke verwachtingen en effecten op individuen. U kunt informatie opvragen en bezwaar maken. De klant bepaalt afzonderlijk de campagnegrondslag en contacttoestemmingen. Een verwerkersovereenkomst, factuurbetaling, acceptatie van voorwaarden of cookiekeuze is geen algemene privacytoestemming of toestemming voor WhatsApp-marketing.
5 AI-communicatie en uw keuzes
Een campagne mag alleen een eerdere relatie volgen wanneer die specifieke communicatie is toegestaan. Een oude lead, gekocht nummer of eerdere e-mailtoestemming staat niet automatisch WhatsApp-contact toe. Het feitelijke opdrachtgevende bedrijf, de AI-aard waar vereist, relevante privacyinformatie en een eenvoudige opt-out moeten herkenbaar zijn.
Meld u af via de aangeboden methode, een antwoord zoals STOP waar antwoorden mogelijk zijn, een duidelijk bezwaar in gewone taal of contact met de geïdentificeerde afzender. Na een effectief bezwaar stoppen de relevante marketing en gerelateerde profilering. De noodzakelijke onderdrukking wordt vastgelegd in overeengekomen systemen, met een minimale referentie waar nodig om opnieuw contact te voorkomen. Afzonderlijk rechtmatige noodzakelijke administratieve berichten kunnen doorgaan; een afmelding wordt niet gebruikt voor een nieuwe campagne.
Binnen de opdracht genereert AI antwoorden en samenvattingen, beoordeelt het de interesse op basis van klantcriteria en voert het goedgekeurde boekings- en CRM-acties uit. Noodzakelijke informatie kan naar goedgekeurde AI- en berichtproviders gaan. Antwoorden en scores kunnen onjuist zijn. U kunt om uitleg, correctie of een persoon vragen. Een geautoriseerde medewerker van de klant kan het overnemen via Chats, waarbij de AI voor dat contact wordt gepauzeerd onder de geconfigureerde werking; AI wordt handmatig hervat.
Het dashboard kan pijplijnen, taken, afspraken en activiteitenrapporten weergeven. Dagelijkse AI-samenvattingen en beoordelingen over 7/30/90 dagen kunnen persoonsgegevens bevatten; een samenvatting is niet automatisch anoniem. De standaarddienst neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die juridische of vergelijkbare significante gevolgen hebben. Ander gebruik vereist een afzonderlijk rechtmatig ontwerp, beoordeling en informatie.
6 Volledig anonieme voorbeelden voor modeltraining
Persoonlijke of louter gepseudonimiseerde leads, gesprekken, embeddings en aan contacten gekoppelde resultaten worden niet gebruikt voor modeltraining. AI-aanbieders die deze ontvangen om de dienst te leveren, mogen ze niet gebruiken voor hun eigen training. Aanbiederspecifieke beveiligings- en bewaartermijnen worden beoordeeld in het Aanbiedersregister.
Rechtmatig voorbereide, werkelijk anonieme, niet-vertrouwelijke voorbeelden mogen worden gebruikt om onze AI-verkoop- en afsprakendienst te trainen, verfijnen en evalueren, inclusief verbeteringen waar andere klanten van profiteren. Ze mogen niet worden gebruikt om contact op te nemen met mensen, leadlijsten te reconstrueren, advertenties te targeten of gegevens te verkopen.
Voorbereiding door anonimisering blijft gereguleerd zolang de bron persoonsgegevens zijn. Vóór de voorbereiding worden het doel, de instructie, de rol, de rechtsgrondslag, de informatie en eventuele verdere toestemming of voorwaarden vastgelegd. Als we een onafhankelijk doel vaststellen, voldoen we aan de bijbehorende verwerkingsverantwoordelijke-plichten vóór de verwerking. Acceptatie door de klant is niet de toestemming van individuen; de voorbereiding begint niet tenzij aan de voorwaarden is voldaan.
Anonimisering moet voldoende rekening houden met directe/indirecte identificatie, vrije tekst, koppeling en extractie uit outputs. Het enkel verwijderen van namen, hashen of omkeerbare codering is onvoldoende. Heridentificatie is verboden. Alleen het werkelijk anonieme resultaat mag na de opdracht voor dit doel behouden blijven; persoonlijke bronnen blijven onderworpen aan normale retournering/verwijdering. Als anonimiteit verloren gaat, stopt het verdere gebruik voor training en volgen passende maatregelen.
7 Ontvangers en internationale verwerking
Toegang is beperkt tot bevoegde personen en aanbieders die gegevens nodig hebben voor toegestane taken en die gebonden zijn aan passende afspraken. Dit kunnen onder meer de platform-/hostingketen, authenticatie-/infrastructuur-, AI- en berichtendiensten, goedgekeurde CRM-/agendadiensten, betalings-/administratiedienstverleners en professionele adviseurs zijn. Hun feitelijke rol verschilt per dienst en activiteit.
Voor het klantenplatform stelt de aanbieder dat de primaire hosting plaatsvindt op dedicated servers in Duitsland en bestands-/back-upopslag binnen de EU. Dit dekt niet automatisch AI-verwerking, berichtgeving of externe ondersteuning, waarbij andere landen betrokken kunnen zijn. Het projectregister identificeert de feitelijke juridische entiteiten, taken, locaties en waarborgen. App-componenten kunnen Google/Firebase en Cloudflare bevatten, afhankelijk van de ingeschakelde functies.
De openbare website bevat Consently voor privacykeuzes, Google Analytics via Site Kit voor toegestane gebruiksmeting, MultiLipi voor vertaling en CleanTalk en Google reCAPTCHA voor formulier-/misbruikbeveiliging. Afhankelijk van activering kunnen zij IP-, browser-/apparaat-, pagina-/interactie-informatie, voorkeuren en noodzakelijke formuliergegevens ontvangen. Lokale en sessieopslag kunnen worden gebruikt. De 14 voorheen niet-geclassificeerde items die specifiek worden vermeld in Cookiebeleid 4 worden als optioneel behandeld: ze vereisen voorafgaande toestemming voor hun categorie, moeten uitgeschakeld blijven bij weigering en moeten verdere optionele verzameling/gebruik stoppen na intrekking. De aanwezigheid van een script bewijst op zichzelf geen advertentietracking of rechtmatige activering.
Voor campagnes ontvangen het aangewezen klantenteam en geautoriseerde boekings-/CRM-bestemmingen de noodzakelijke resultaten. Een door de klant direct gekozen aanbieder kan een eigen contract en rol hebben. Bureau-integraties blijven gescheiden per klant. Wij verkopen, verhuren of ruilen geen klantleads en gebruiken deze niet voor onze eigen reclame, andere klanten of niet-gerelateerde analyses. Wettelijke openbaarmaking en bedrijfsoverdrachten zijn beperkt tot wettelijke noodzaak, met passende bescherming en doelbeperkingen.
Ons bedrijf is gevestigd in Nederland. De feitelijke locaties voor hosting, opslag en toegang worden per dienst vastgelegd. Ondersteuning, AI of berichtgeving buiten de EER kan een internationale doorgifte inhouden, die alleen is toegestaan met een geldige grondslag en noodzakelijke waarborgen, zoals toepasselijke standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit voor de ontvanger. DPF-certificering wordt geverifieerd voor de juridische entiteit en verwerking; een EU-adres/serveroptie bewijst niet uitsluitend Europese verwerking. Toepasselijke Britse en Zwitserse regels worden afzonderlijk behandeld. U kunt informatie en een kopie van de passende waarborgen opvragen, waarbij de beveiliging en de rechten van anderen waar nodig worden beschermd.
8 Bewaring en verwijdering
Wij bewaren informatie alleen voor zover nodig voor het vastgelegde doel, een wettelijke plicht of een proportionele juridische claim. Een kortere rechtmatige instructie, projectafspraak of dwingende termijn kan voorrang hebben. Afzonderlijke noodzakelijke bewaring van bewijsmateriaal verlengt niet de gehele campagnehistorie.
| Gegevens | Standaardperiode en limiet |
|---|---|
| Aanvraag/demo gaat niet door | Tot 90 dagen na het laatste inhoudelijke contact, tenzij een actieve discussie of een andere geregistreerde noodzaak voortduurt. |
| Zakelijke relatie en reguliere ondersteuning | Gedurende de relatie en tot twee jaar daarna; noodzakelijke juridische/claimgegevens kunnen op beperkte basis langer bewaard blijven. |
| Campagnegegevens en gesprekken | Alleen voor de opdracht/instructie; standaard uiterlijk twaalf maanden na de laatste relevante interactie, eerder wanneer het doel eindigt of een geldige instructie dit vereist; regels voor het einde van de dienstverlening zijn ook van toepassing. |
| Account- en beveiligingslogboeken | Onze eigen website/accountlogs worden normaal gesproken tot 90 dagen bewaard; technische platform-/beveiligingslogs waar nodig tot twaalf maanden. Specifiek bewijsmateriaal van incidenten wordt afzonderlijk bewaard voor zover aantoonbaar nodig; kortere geschikte instellingen kunnen van toepassing zijn. |
| Facturen en Nederlandse boekhouding | Normaal gesproken zeven jaar na het einde van hun huidige administratieve relevantie, behoudens feitelijke wettelijke uitzonderingen. |
| Contact en bewijs van toestemming | Alleen noodzakelijk bewijs van verantwoording; voor Nederlandse elektronische marketing normaal gesproken tot vijf jaar na de betreffende verzending. |
| Referentie voor onderdrukking | Minimale identificatie/context zolang er een reëel risico op ongewenst opnieuw contact blijft bestaan, periodiek beoordeeld. |
| Kopieën van verwerker na dienstverlening | Verzoek om teruggave/verwijdering tijdens de dienst en tot 30 dagen na beëindiging. Na die ophaalperiode worden actieve kopieën binnen 30 dagen verwijderd en resterende back-ups binnen 90 dagen, behoudens dwingende rechten, eerdere geldige instructies en noodzakelijke beperkte bewaring. |
Residuele reservekopieën die wachten op verwijdering zijn niet beschikbaar voor gewoon gebruik. Geldige verwijderingen en opt-outs worden opnieuw toegepast na noodzakelijk herstel. Ontkoppeling verwijdert geen gegevens die al in het CRM van de klant staan. Een onbetaalde factuur rechtvaardigt geen onbeperkte opslag van gesprekken of voortdurende marketing.
9 Rechten en klachten
Waar van toepassing kunt u verzoeken om inzage, een kopie, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, informatie over bron/ontvanger en bezwaar. U kunt uw toestemming voor toekomstige op toestemming gebaseerde verwerking intrekken. Bezwaar tegen direct marketing omvat bijbehorende profilering. Wij streven alleen naar proportionele identiteitsverificatie, niet routinematig naar een volledig identiteitsbewijs.
Stuur verzoeken naar he ***@***************es.com. Voor door de klant beheerde campagnes helpen wij bij het identificeren van het bedrijf en bieden wij ondersteuning; voor onze eigen verwerking beoordelen wij het verzoek zelf. Onder de AVG reageren wij zonder onnodige vertraging, doorgaans binnen één maand. Een toegestane verlenging, weigering of vergoeding wordt tijdig en met redenen omkleed toegelicht. U hoeft geen klant te zijn of onze Voorwaarden te accepteren om uw rechten uit te oefenen.
U kunt rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl of een andere bevoegde toezichthouder, zonder eerst bij ons te klagen. Dit beleid beperkt wettelijke rechtsmiddelen niet.
10 Aanvullende informatie buiten de EER
Amerikaanse federale en staatswetten zijn van toepassing volgens hun eigen reikwijdte, rollen en drempels; bedrijfsgegevens zijn niet overal vrijgesteld. Waar vereist, bieden de bovenstaande categorieën, bronnen, doeleinden, ontvangers en bewaartermijnen de relevante verwerkingsinformatie. Klantencampagnes volgen de beperkte afspraken voor dienstverleners/verwerkers van de DPA: geen verkoop, delen voor gedragsgerichte advertenties in verschillende contexten of niet-gerelateerde combinatie van persoonlijke klantgegevens.
Toepasselijke rechten kunnen toegang, correctie, verwijdering, overdraagbaarheid en het afmelden voor verkoop, delen, gerichte advertenties of bepaalde profilering omvatten. Gedekte verzoeken worden normaal gesproken binnen 45 dagen afgehandeld, met alleen toegestane verlengingen en kortere toepasselijke afmeldperioden. Waar vereist, worden geldige universele afmeldsignalen zoals Global Privacy Control erkend voor de gedekte activiteit; een signaal verleent nooit toestemming voor andere tracking.
Waar beroepsrechten van toepassing zijn, verzoek om heroverweging bij he ***@***************es.commet als onderwerp privacyverzoek. Wij reageren binnen de toepasselijke termijn en leggen verdere klachtroutes uit. Elke wettelijk vereiste extra web- of telefoonroute moet bestaan vóór de activiteit die dit vereist. Het uitoefenen van rechten leidt niet tot onrechtmatige discriminatie.
Voordat we uitbreiden naar andere landen, beoordelen we aanvullende vereisten, waaronder lokale informatie, vertegenwoordiging, taal en verzoekkanalen waar nodig. Accounts zijn voor volwassen zakelijke gebruikers. Standaardcampagnes richten zich niet bewust op kinderen of kwetsbare groepen zonder afzonderlijke wettelijke regelingen.
11 Beveiligingscookies en wijzigingen
Risico-passende maatregelen omvatten op rollen gebaseerde toegang, klantenscheiding, TLS 1.2 of hoger op ondersteunde platformverbindingen, gehashte wachtwoorden, versleutelde verbindingstokens/back-ups en passende incidentrespons. Het Gegevensbeschermings- en Beveiligingsbeleid 3.24 en het Projectregister beschrijven de basislijn en de toewijzing van beheer. Wij presenteren niet-geverifieerde certificering of uitsluitend Europese verwerking niet als vaststaand feit.
Het Cookiebeleid 3.24 heeft betrekking op websitecookies, lokale opslag en vergelijkbare technologieën; portaalopslag wordt afzonderlijk uitgelegd waar functies verschillen. Vereiste toestemming gaat vooraf aan optionele tracking/opslag en kan eenvoudig worden ingetrokken; de 14 gespecificeerde voorheen niet-geclassificeerde items blijven onderworpen aan die keuze, ongeacht het beveiligingslabel van een leverancier. Een server-API of webhook is op zichzelf geen cookie, maar overgedragen persoonsgegevens blijven beschermd. Voorwaarden, CRM-integratie of cookie-acceptatie autoriseren geen WhatsApp-marketing.
Wij werken dit beleid bij voor relevante wijzigingen en identificeren de versie; materiële wijzigingen worden op passende wijze aangekondigd. Een tekstwijziging legaliseert eerdere onrechtmatige verwerking niet en vervangt geen vereiste nieuwe keuze. Vragen: he ***@***************es.comof het adres in sectie 1.